Interhospitaltransfer
Versionshinweis: Überarbeitete und aktualisierte Version des Artikels „Interhospitaltransfer“ (29.04.2025), ursprünglich erschienen am 01.05.2024.
Ein Interhospitaltransfer bezeichnet die sekundäre Verlegung eines Patienten von einer medizinischen Einrichtung in eine weitre. Die Gründe dafür reichen von der Notwendigkeit spezialisierter Behandlungsverfahren über Intensivtherapie oder Rehabilitationsmaßnahmen bis hin zu Kapazitätsengpässen oder der Wunsch nach wohnortnaher Versorgung.1 Anhand der Versorgungsstufe (I: Grundversorgung, II: Schwerpunktversorgung, III: Maximalversorgung) beteiligter Einrichtungen unterscheidet man zwischen horizontalen Verlegungen (gleichwertige) und vertikalen Verlegungen (auf- oder absteigende).2 Auch bezüglich der professionellen Besatzung können nicht-arztbegleiteter Transporte (z. B. Krankentransportwagen (KTW) oder Rettungswagen (RTW)) und arztbegleiteter Transporte (z. B. Rettungswagen (RTW) mit einem Klinik- oder Notarzt, Intensivtransportwagen (ITW), Rettungs- oder Intensivtransporthubschrauber (RTH bzw. ITH)) unterschieden werden. Die Wahl des Transportmittels hängt vor allem von der Dringlichkeit und dem Zustand des Patienten ab. Dabei wird zwischen nicht disponiblen Transporten (Transportbeginn spätestens zwei Stunden nach Alarmierung) und disponiblen Transporten (flexibler Zeitpunkt) unterschieden.3 Bei der Planung und Durchführung eines Patiententransports muss zudem berücksichtigt werden, dass dieser selbst gesundheitliche Risiken mit sich bringen kann. Zu den möglichen „Transporttraumata“ zählen unter anderem Missgeschicke während des Transports, ungeeignete Transportbedingungen, Stressbelastung oder eine unerwartete Verschlechterung des Gesundheitszustandes im Rahmen des spontanen Erkrankungsverlaufs.4
Für die sichere Durchführung solcher Transfers bedarf es einer klaren Abstimmung zwischen den beteiligten Kliniken, der zuständigen Leitstelle sowie dem Transportteam. Die Komplexität dieser Prozesse – insbesondere bei arztbegleiteten und intensivmedizinisch anspruchsvollen Verlegungen – stellt hohe Anforderungen an Kommunikation, Dokumentation und Koordination.
Ablauf einer Patientenverlegung
Status quo in Bayern
Nach Feststellung einer Verlegungsindikation durch die Klinik beginnt die Organisation des Transfers. Der gesamte Prozess erfolgt in mehreren Schritten.vgl. 3
Übernahmeabklärung
Nachdem ein Arzt die Indikation zur Verlegung gestellt hat, wird eine geeignete Zielklinik gesucht. Dazu werden parallel Anfragen an mehrere potenzielle Zielkliniken gestellt. Diese Anfragen erfolgen in der Regel individualisiert per E-Mail, Telefon oder Fax und enthalten beispielsweise Patienteninformationen in Form einer Epikrise und Informationen zur Verlegungsdringlichkeit.
Verlegungsanmeldung
Sobald eine Zielklinik die Übernahmezusage erteilt, meldet die verlegende Klinik den Transport offiziell bei der zuständigen Leitstelle vor Ort an. Diese erfolgt telefonisch und soll eine Entscheidung nach Kriterien der Dringlichkeit und Angemessenheit ermöglichen. Dazu werden unter anderem basale Patienteninformationen (Identität, Infektiösität, Gewicht, Verlegungsdiagnosen und -status, notwendige medizinische Maßnahmen während des Transports, …) übermittelt.
Verlegungszuweisung
In Bayern stehen abhängig von dem Patientenzustand Krankenwägen (KTW), Rettungswägen (RTW) ohne bzw. mit Notärzten (VEF), sowie notarztbesetzte Intensivtransportwägen (ITW), Rettungs- oder Intensivtransporthubschrauber (RTH bzw. ITH) zur für die Transporte Verfügung. Notfallverlegungen erfolgen in der Regel unmittelbar als Rendezvous von RTW und Notarzt nach § 4 Satz 1 des AVBayRDG5. Disponible Verlegungen mit notwendiger Arztbegleitung werden anhand eines Kriterienkatalogs einem geeigneten und verfügbaren Transportmittel zur ärztlichen Transportbeurteilung zugeordnet.
Verlegungsabklärung
Zur ärztlichen Transportbeurteilung werden die erhobenen Informationen via Telefon an die Besetzung des primär ausgewählten Transportmittels übermittelt. Verfügt die zuordnende Leitstelle nicht über ein geeignetes Transportmittel, müssen die Informationen zunächst via Fax und Telefon an die nächste Leitstelle, die das Fahrzeug vorhält, weitergeleitet werden. Zur Transportbeurteilung soll ein Arzt-Arzt Gespräch zwischen dem Transportarzt sowie den Klinikärzten von verlegender und aufnehmender Klinik erfolgen. Dabei müssen erneut medizinische Informationen bezüglich des Patienten abgefragt und individualisierte Empfehlungen zur Transportvorbereitung bzw. notwendiger Therapieoptimierung abgestimmt werden. Das Ziel des Gesprächs liegt in der spezifischen Evaluation des Transports / -risikos und Entscheidung der eigenen oder alternativen Transportmitteleignung. Es sollte anhand eines standardisierten (handschriftlichen) Protokolls Dokumentiert werden6. Im Anschluss an die Beurteilung muss telefonisch eine Rückmeldung zur Transportübernahme oder -ablehnung mit Empfehlung eines alternativen Transportmittels an die Leitstelle erfolgen. Bei Ablehnung muss dieser Prozess durch die Besatzung des neu zugeteilten Transportmittels erneut erfolgen. Zur Vereinfachung, Redundanzreduktion (Reduktion doppelter Abfragen) und Transparenz (Ablehnungsgrund) sollte der Dokumentationsbogen über die Leitstelle weitergeleitet werden. Bei Dissens der beteiligten Transportärzte über die Eignung eines Transportmittels, muss auf Weisung der Leitstelle das höher qualifizierte Einsatzmittel den Transport übernehmen.
Verlegungsdurchführung
Insbesondere bei disponiblen, längerfristig geplanten Patiententransporten sollte vor Durchführung des Transports eine erneute telefonische Abklärung des aktuellen Patientenstatus, Übernahmemöglichkeiten der Zielklinik und Evaluation der eigenen Transportmitteleignung erfolgen. Anschließend erfolgt die Alarmierung des Transportmittels und Anfahrt zur verlegenden Klinik. Eine Besonderheit besteht in Bayern in der Verlegung mit dem VEF, welches zwar den Notarzt stellt, aber für den Transport auf ein Rendezvous mit einem RTW aus dem Leitstellenbereich der verlegenden Klinik angewiesen ist. Vor der Patientenübernahme soll am Patientenbett eine gemeinsame Übergabe durch den verlegenen Arzt und Pflege mit dem Transportarzt und -team erfolgen. Nachdem die medizinische Verantwortung für den Patienten während des Transports beim durchführenden Transportarzt liegt, ist eine Ablehnung der Transportübernahme durch den Arzt auch noch am Patientenbett möglich. Nach Abschluss des Transports und erneuter Übergabe im gesamten Team, sollte eine Nachbereitung erfolgen.
In der Vergangenheit wurden zahlreiche Faktoren für einen sicheren Patiententransport identifiziert und optimiert. Hierzu zählen strenge Transportindikationen, eine gezielte Auswahl des Transportmittels, individuell abgestimmte Transportvorbereitungen sowie eine auf den Patienten und den spezifischen Transport zugeschnittene Therapie und Überwachung. Ebenso entscheidend sind qualifiziertes Personal, eine angemessene technische Ausstattung (inklusive Redundanz), sorgfältige Dokumentation, ein umfassendes Qualitätsmanagement sowie die Antizipation und Prävention kritischer Situationen während des Transports.
Trotz dieser umfassenden Maßnahmen zur Transportsicherheit bestehen weiterhin deutliche Optimierungspotenziale – insbesondere im Hinblick auf die strukturellen Prozesse der Auftragserfassung und -evaluation:
Ineffizienz und hoher Zeitaufwand:
Patienteninformationen müssen im Rahmen der Zielkrankenhaussuche, Transportanmeldung, -abklärung und -reevaluation häufig mehrfach übermittelt werden. Obwohl doppelte Abfragen theoretisch die Informationsqualität verbessern könnten, sind die übermittelten Daten in der Praxis oft unvollständig oder fehlerhaft. Dies wird durch die telefonische Weitergabe zusätzlich verschärft. So kommt es häufig vor, dass beispielsweise falsche oder ungenaue Telefonnummern übermittelt werden, etwa die zentrale Kliniknummer statt die eines konkreten Ansprechpartners. Ebenso kann es vorkommen, dass unter der kommunizierten Telefonnummer kein Ansprechpartner (mehr) erreichbar ist. Diese ineffiziente Informationsübermittlung führt zu erhöhtem Zeitaufwand, insbesondere auch wenn die kontaktierten Ärzte aufgrund ihrer weiteren Patientenversorgung nicht unmittelbar verfügbar sind.
Unvollständige Standards und variable Datenqualität:
Es bestehen häufig erhebliche Unterschiede bei den erhobenen Daten. Konkrete Informationen zu Vitalparametern, Dosierungen applizierter Medikamente oder Laborwerten fehlen oftmals oder müssen erst zeitaufwendig im Gespräch erfragt werden. Auch bei den Transportvorbereitungen der verlegenden Kliniken mangelt es an einheitlichen Standards. Zwar können spezifische Anforderungen telefonisch durch die verlegenden Teams übermittelt werden, jedoch ist die tatsächliche Umsetzung oft erst bei der Patientenübernahme am Patientenbett überprüfbar
Fehlende Transparenz und Optimierungspotenzial des Datenschutz:
Bei einer Transportablehnung durch den Transportarzt mit Empfehlung eines alternativen Transportmittels sollen handschriftliche Dokumentationen über die Leitstelle weitergeleitet werden. In der Praxis erfolgt die Informationsweitergabe (insbesondere die erneute Information zur Transportabklärung) jedoch meist telefonisch. Dadurch bleiben bereits erhobene Daten und insbesondere die Gründe für die Transportablehnung oft unklar. Gleichzeitig verbleiben durch die handschriftliche Gesprächsdokumentation patientenidentifizierende Informationen beim Transportarzt (bzw. dessen Institution), obwohl dieser nach der Transportablehnung nicht weiter in die Patientenversorgung involviert ist. Dies birgt potenzielle Risiken für den Datenschutz durch unberechtigten Zugriff auf die erhobenen Patienteninformationen.
Eingeschränkte Möglichkeiten zur Informationsaktualisierung:
Üblicherweise haben die verlegenden Kliniken keinen direkten Kontakt zum Transportarzt. Veränderungen des Gesundheitszustands des Patienten können daher nur über die Leitstelle weitergegeben werden – selbst wenn diese Informationen für den Transport oder die aufnehmende Klinik von Bedeutung sind. Dies führt dazu, dass Aktualisierungen meist nur bei gravierenden Veränderungen des Patientenzustands erfolgen. In der Folge kann dies den sicheren Transport gefährden oder die Indikation des ausgewählten Transportmittels infrage stellen.
Optimierungspotenzial
Mit der zunehmenden Spezialisierung medizinischer Einrichtungen und dem steigenden ökonomischen Druck im Gesundheitswesen ist ein weiterer Anstieg geplanter Patientenverlegungen zwischen Kliniken absehbar. Gleichzeitig bleibt die sichere Durchführung dieser Transfers eine komplexe Herausforderung – insbesondere angesichts der Vielzahl beteiligter Akteure, der hohen Dokumentationsanforderungen und der häufig unstrukturierten Kommunikation. Digitale Systeme bieten hier ein erhebliches Optimierungspotenzial, das weit über die bloße Prozessbeschleunigung hinausgeht. Sie können die Grundlage für eine qualitativ hochwertige, transparente und sichere Koordination von Verlegungen schaffen – und somit unmittelbar zur Patientensicherheit beitragen.
Eine webbasierte Anwendung zur Steuerung von Sekundärverlegungen kann den gesamten Ablauf von der Indikationsstellung bis zur Übergabe strukturieren und standardisieren. Im Zentrum steht dabei die konsequente, fallbezogene Erfassung medizinischer Informationen über ein dynamisches, intelligentes Formularsystem. Dieses reagiert kontextsensitiv auf eingegebene Daten: Wird beispielsweise eine Beatmung dokumentiert, fragt das System automatisch die notwendigen Beatmungsparameter ab. Auch kurzfristige Änderungen – etwa eine klinische Verschlechterung – lassen sich transparent im System aktualisieren und unmittelbar an alle Beteiligten weiterleiten. So werden medizinisch relevante Details zuverlässig erfasst, und es entsteht eine vollständige, valide Datengrundlage für alle weiteren Prozessschritte.
Nach Übermittlung an potenzielle Zielkliniken werden Rückmeldungen – etwa Zusagen, Absagen oder Rückfragen – sowie Lesestatusinformationen systemintern dokumentiert. Automatisierte Erinnerungen bei ausbleibender Reaktion entlasten die verlegende Klinik organisatorisch und minimieren Verzögerungen.
Der Zugriff auf Patientendaten kann gezielt gesteuert werden: Über ein verschlüsseltes Codesystem erhalten beteiligte Leitstellen und Transportteams individuell definierte Zugriffsrechte, ohne dass zwingend alle sensiblen Informationen (z. B. Patientenidentität) übermittelt werden müssen. Wird eine Übernahme abgelehnt oder ein Fall abgeschlossen, kann der Zugriff automatisch entzogen werden. Die primäre Datenhoheit verbleibt dabei jederzeit bei der verlegenden Einrichtung.
Für die Transportanmeldung prüft die verlegende Klinik erneut die Aktualität der Angaben und gibt die Fallakte mittels eines Zugangscodes für die zuständige Leitstelle frei. Die bislang übliche telefonische Übertragung sensibler Informationen entfällt – damit werden nicht nur Übertragungsfehler und Missverständnisse minimiert, sondern auch die Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt. Die Leitstelle kann auf Basis der vollständigen, aktuellen Datensätze das geeignete Transportmittel disponieren und alle notwendigen Informationen nahtlos an das ärztliche Transportteam übermitteln.
Auch für die ärztliche Transportevaluation steht der gleiche digitale Datensatz unmittelbar zur Verfügung. Zeitaufwändige telefonische Rückfragen entfallen, wodurch Fehlinformationen, Verzögerungen aufgrund unklarer Zuständigkeiten oder Übertragungsfehler reduziert werden können. Gleichzeitig lassen sich standardisierte Transportanforderungen (z. B. notwendige Überwachung, Medikation während des Transports) präzise übermitteln, was die Qualität und Sicherheit des gesamten Transportprozesses weiter verbessert.
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Im Detail:
Effizienz
Die zentrale digitale Plattform ersetzt verstreute Kommunikationskanäle wie E-Mail, Telefon oder Fax. Informationen werden einmalig, vollständig und standardisiert erfasst. Rückmeldungen von Zielkliniken werden systematisch gebündelt und automatisiert weiterverarbeitet. Auch Folgeprozesse – wie die Transportanmeldung und -evaluation – können auf die bestehenden Daten aufbauen. Übertragungsfehler und doppelte Arbeitsschritte entfallen, was den gesamten Verlegungsprozess deutlich beschleunigt.
Datenqualität
Standardisierte Formulare und kontextbezogene Eingabehilfen stellen sicher, dass alle relevanten medizinischen Informationen vollständig und korrekt erfasst werden. Intelligente Systeme reagieren dynamisch auf bereits eingegebene Daten und schließen Informationslücken, bevor sie entstehen. So entsteht eine verlässliche Datengrundlage für fundierte Entscheidungen – sowohl für übernehmende Kliniken als auch für Transportärzte.
Datensicherheit
Die digitale Fallakte wird bereits bei der Erfassung verschlüsselt. Der Zugriff erfolgt rollenbasiert und kann individuell gesteuert werden. Nur autorisierte Stellen – etwa Klinik, Leitstelle oder Transportteam – erhalten Zugriff auf genau die Informationen, die sie benötigen (z.B. keine identifizierbaren Informationen, sofern sie nicht explizit benötigt werden). Nach Abschluss des Transfers oder bei Ablehnung der Übernahme kann der Zugriff automatisch widerrufen werden. Sensible Daten bleiben damit jederzeit geschützt.
Transparenz
Alle relevanten Schritte im Verlegungsprozess – von der Indikationsstellung über Rückmeldungen bis hin zu Transportvorbereitungen – werden im System dokumentiert und sind für berechtigte Akteure nachvollziehbar einsehbar. Auch Ablehnungsgründe oder medizinische Maßnahmen können standardisiert erfasst und bei Bedarf später erneut aufgerufen werden. So entsteht ein lückenloser, klar strukturierter Prozess, der Missverständnisse vermeidet und Vertrauen zwischen den Beteiligten schafft.
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Einschränkung: Notfallverlegungen In akuten Notfallsituationen bleibt die telefonische Alarmierung über die Leitstelle weiterhin der effizienteste Weg, da sie maximale Reaktionsgeschwindigkeit bei minimalem Kommunikationsaufwand bietet. Digitale Systeme sind primär für planbare Verlegungen konzipiert – bei hochdynamischen Szenarien stoßen sie an ihre praktischen Grenzen.
Ausblick
Mit dem strukturierten Protokollbogen für das Arzt-Arzt-Gespräch (Bayern, 2013) existiert bereits ein klar definierter Standard zur ärztlichen Einschätzung bei arztbegleiteten Sekundärverlegungen (6). Dieser stellt einen wichtigen Schritt zur Qualitätssicherung und Transparenz dar – wird bislang jedoch ausschließlich in Papierform umgesetzt. Die handschriftliche Dokumentation kann Übertragungsfehler begünstigen, ist unflexibel in der Weitergabe und erschwert die Integration in nachgelagerte digitale Prozesse z.B. Transportdokumentation. Als erster Schritt wurde als Alternative ein Prototyp eines webbasierten Formulars entwickelt, das diesen strukturierten Bogen digital abbildet. Durch feste Datenstrukturen und standardisierte Eingaben kann die Datenqualität verbessert, der Aufwand reduziert und der Einsatz von Papier vollständig vermieden werden.
M. Monnig, J. C. Brokmann, Stefan Poloczek: Intra- und Interhospitaltransport von Intensivpatienten, Die Anästhesiologie, 2018 (im Internet, Stand 01.05.2024)
Bayerisches Staatsministerium für Gesundheit und Pflege: Krankenhäuser in Bayern (Stand 01.05.2024)
Bayerisches Staatsministerium des Innern: Einsatzlenkung des arztbegleiteten Patiententransports in Bayern, 2013 (im Internet)
S. Poloczek: Interhospitaltransfer von Intensivpatienten, Anästhesiologie & Intensivmedizin, 2000
Bayerische Staatskanzlei: AVBayRDG § 4 Dispositionsgrundsätze (im Internet)
Bayerisches Staatsministerium des Innern / AG Interhospitaltransfer: Strukturiertes Arzt-Arzt-Gespräch für den arztbegleiteten Patiententransport (Stand 08.02.2013)
N. Schrader: Interhospitaltransfer – Aktueller Status und Lösungsvorschlag (PDF)
